Pero el mundo no se puede detener, la nueva normalidad tiene consigo importantes retos, como mantener la operación de nuestro negocio por medios virtuales y vía remota.
En la nueva normalidad, además de la adopción de las medidas sanitarias impuestas por el gobierno, como es el uso protocolos de sanitización en oficinas y negocios, se requiere innovar ante las exigencias de mantener la cadena productiva en un entorno de incertidumbre y crisis que solo los negocios que mejor se adapten podrán superar. Para lograrlo, aquí te presentamos algunas recomendaciones para llevar tu negocio de forma remota, en la nueva normalidad.
Planea a detalle las actividades del negocio
Ante la necesidad de trabajar a la distancia, es indispensable adoptar un sistema de planeación estratégica que permita definir en el corto y mediano plazo el detalle de cada una de las actividades del negocio, los responsables de dichas actividades, fechas de entrega, reuniones y demás actividades necesarias para el funcionamiento del negocio. Esta información debe ser consultada, acordada y coordinada con todos los colaboradores y socios, de forma que todos estén en el mismo canal.
Establece reglas claras de comunicación con tu equipo de trabajo
La coordinación de un equipo requiere mantener un flujo de comunicación estable entre los miembros del equipo, lo cual se hace más complejo conforme los equipos crecen en diversidad y ubicación geográfica. Los horarios de trabajo, las aplicaciones usadas para comunicarse, la duración de las reuniones, son solo algunos de los aspectos a tomar en cuenta.
De acuerdo con Mandy Brown, CEO de Editorially, la empresa de software de escritura colaborativa, es importante mantener una comunicación permanente y redundante entre los equipos de trabajo remoto, debido a la facilidad con que es posible incurrir en malentendidos. Sin embargo, no se debe perder el equilibrio. Las reuniones virtuales interminables o la falta de acuerdos en los temas a tratar, pueden hacer muy extenuante la colaboración en línea.
Utiliza software compartido en la nube
Hoy en día existen múltiples programas que pueden ser utilizados desde Internet, que permiten colaborar en tiempo real, ya sea en la redacción de documentos, o en la generación de presentaciones u hojas de cálculo. Algunos son gratuitos y cubren las necesidades más básicas de negocios pequeños o medianos.
También existen sistemas de gestión empresarial vía remota, que integran funciones más complejas, con módulos de diversas especialidades, como por ejemplo, gestión de inventario, administración de recursos humanos, gestión de clientes, supervisión y monitoreo de procesos productivos, los cuales pueden adaptarse, mediante la optimización gradual de las distintas áreas de la empresa o negocio.
Una excelente opción es la plataforma SAP Business ByDesign, que fue diseñada para operar por modelo de renta de servicios en la nube y con las mejores prácticas del mercado para automatizar y crecer tu negocio.
Integra en una base de datos la información de las distintas áreas de tu empresa
La opción de contar con una base de datos integrada que sea alimentada por distintas fuentes y áreas en tiempo real, que a su vez permita obtener a cada área la información necesaria para realizar sus funciones, representa enormes ahorros en costos económicos y de tiempo, pues facilita la interacción entre equipos, alinea la cadena productiva y proporciona importantes elementos para la toma de decisiones, al permitir la observación del panorama completo del negocio.
Esto puede ser a partir de la creación de un share point o punto de contacto virtual, en el cual se compartan los archivos de trabajo común, y a su vez a través de un ERP, cuya función principal es precisamente automatizar, ordenar y facilitar el registro, consulta y análisis de información entre todas las áreas que componen la empresa o negocio en un entorno cibernético seguro.
Adopta protocolos o sistemas de supervisión remota de las áreas
Una de las partes más difíciles es mantener el flujo normal de cada proceso. La supervisión remota requiere contar con instrumentos donde se pueda observar el progreso de las áreas a través de la confirmación de tareas y la comunicación constante con sus responsables.
Las reuniones virtuales y los sistemas de correo y mensajería son muy útiles siempre y cuando se trate de tareas sencillas. Pero para tener un conocimiento profundo del funcionamiento de nuestro negocio, existen tableros de control a través de los cuales se cuenta con indicadores de gestión en tiempo real. En este apartado, los sistemas de gestión empresarial (ERP), al funcionar mediante bases de datos integradas, facilitan mucho esta función.
Limita el contacto físico entre colaboradores, clientes y proveedores
Debido a que una de las formas de contagio de COVID-19, es el contacto físico, es importante adoptar estrategias que permitan reducirlo al mínimo. Si ya han regresado a la oficina, se recomiendan algunas medidas como la rotación de horarios, la restricción de reuniones físicas y la implementación de trabajo en casa, para responsabilidades que así lo permitan.
Para superar la restricción del contacto físico se invita a realizar reuniones virtuales y adoptar sistemas para llevar la relación con clientes y proveedores. Los sistemas de gestión empresarial cuentan con la capacidad de integrarse a otras empresas mediante el establecimiento de módulos que permitan la gestión de información específica compartida con proveedores y, a través de un CRM, se pueden administrar las relaciones con clientes.
¿Cómo crear mi propio modelo de gestión en la nueva normalidad?
La mayoría de las empresas no estaban preparadas para adaptarse a un cambio tan súbito y en la actualidad atraviesan por el reto de sobreponerse al cambio e innovar para sobrevivir y para crecer.
Además, no todas cuentan con personal especializado, con el tiempo o con los recursos para asumir grandes inversiones para asumir los costos de la nueva normalidad. Siendo así, es recomendable asistirse por empresas dedicadas a la mejora en los procesos de gestión empresarial, las cuales brindan acompañamiento y ofrecen las mejores opciones de acuerdo con las condiciones de la empresa, previa auditoría de procesos.
En México, una de las empresas más experimentadas en mejora e innovación continua es Xamai, que cuenta con más de 20 años implementando soluciones de negocios y es un socio certificado de la empresa de software empresarial más importante del mundo, SAP, por lo que cuentan con una amplia gama de opciones para mejorar sistemas contables, fiscales, recursos humanos, ventas, gestión de clientes, gestión de proveedores, inventarios, gestión de proyectos entre otras, totalmente listas para automatizar y crecer tu negocio. Consulta con un asesor aquí.
