La gestión empresarial en la actualidad requiere de la toma de decisiones basadas en el análisis de datos prácticamente al instante, por lo que el uso de un ERP que gestione de forma integral las operaciones centrales es fundamental.
La solución de SAP cuenta con la mayor participación en el mercado global en el campo ERP. ¿En qué consiste y cuáles son sus funciones? En este artículo, te lo explicaremos.
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¿Qué pueden hacer las empresas al implementar sistema SAP?
SAP es una solución que gestiona de manera integral tu negocio. Los clientes de SAP saben que tienen una planificación de recursos empresariales haciendo uso de este software.
Los usuarios SAP tienen la contabilidad financiera, contabilidad de gestión, gestión de personal, gestión de compras, gestión de producción, gestión de inventario, gestión logística y gestión de ventas en perfecta comunicación unos con otros. All in one. Todo a través de módulos.
Dado que el estado de gestión y la información financiera de la organización se pueden captar en tiempo real usando este software, es más fácil tomar decisiones rápidamente.
Además, al administrar las tareas de manera integrada, la información se puede compartir en tiempo real en toda la empresa y se puede lograr la colaboración entre departamentos, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa y reducciones de costos en toda la organización.
Beneficios de implementar SAP en una empresa
El mayor beneficio de la introducción de SAP es la mejora de la eficiencia de los procesos en toda la empresa sin importar el giro.
Dado que SAP se desarrolla sobre la base de los procesos comerciales de las mejores empresas alrededor del mundo, cuando se introduce en una organización, ésta se estandariza al nivel de las empresas de mayor nombre.
La reducción de costos es uno de los beneficios más importantes al introducir SAP. En un sistema optimizado para cada departamento, era necesario asignar recursos humanos para la coordinación dentro de cada departamento y el intercambio de información.
Al introducir SAP, los datos que se agregan por departamento pueden integrarse, compartir y administrarse en tiempo real, eliminando la necesidad de costos de personal.
Estos son los módulos SAP más empleados
La plataforma SAP consta de cuatro módulos principales; sin embargo estos módulos pueden modificarse según las necesidades que tenga la empresa para mejoras de su calidad. Aumentando o integrando submódulos.
Módulo de contabilidad
Responsable de las funciones de contabilidad financiera y contabilidad de gestión. La contabilidad financiera realiza la contabilidad externa y la contabilidad del sistema, y gestiona colectivamente los datos financieros de otros módulos.
La contabilidad de gestión realiza la contabilidad interna y administra y ajusta los gastos dentro de las operaciones.
Módulo logístico o de administración de materiales
Responsable de las funciones de gestión de ventas e inventario. Hay muchas tareas de ingreso de datos que son propensas a errores cuando se realizan manualmente. El uso de este módulo reduce los errores humanos, como los errores tipográficos.
Módulo de recursos humanos
SAP ayuda a la gestión de personal relacionada con todos los recursos humanos corporativos. Desde la contratación, hasta la jubilación de los recursos humanos dentro de una empresa, ayuda a la gestión de forma centralizada la información de los recursos humanos aunque exista un traslado o consolidación de departamentos.
Otros módulos
Además, hay funciones de producción, proyecto y mantenimiento de planta. La producción es responsable de la gestión empresarial en las actividades de producción, el proyecto es responsable de las comprobaciones y el intercambio de datos necesarios para el progreso del proyecto, y la planta es responsable del mantenimiento de los equipos en la fabricación.
El trabajo de un consultor y cuál es el proceso de implementación
Las personas que no están familiarizadas con SAP, suelen pensar que basta con instalar el programa y tal vez capacitar a los usuarios. Nada más alejado de la realidad.
De hecho, tal cosa solo ocurre cuando se "implementan" programas muy simples y altamente funcionales con una pequeña cantidad de usuarios, para los cuales incluso el sistema ERP más primitivo ciertamente no se aplica.
¿Cómo es un proyecto de implementación SAP?
Un proyecto de implementación es un proceso diseñado para lograr los objetivos establecidos dentro de una empresa que desea instalar SAP.
Los objetivos suelen ser:
- Mejorar el conocimiento sobre el estado actual de cada departamento de la empresa. Recordemos que el jefe puede ver todo lo que quiere, casi en tiempo real si hace uso de SAP.
- Mejorar los procesos de negocio. Por ejemplo, antes de la implementación del sistema, para emitir una factura por la salida de mercancías, se requería la autorización del “departamento de contabilidad", para no dar algo del almacén que no estaba en el presupuesto requerido. Al utilizar un sistema en el que se dispone de estos datos, los documentos, se comprueban automáticamente por lo que esa autorización física se vuelve inútil.
- Reducción de costes de gestión.
Objetivos que deben tener los consultores SAP
Los consultores deben lograr los objetivos establecidos dentro del marco de tiempo especificado. Para esto es necesario:
- Investigar las actividades de la empresa (si no se ha hecho antes por separado).
- Desarrollar y consensuar propuestas para su mejora.
- Llevar la estructura organizativa para el sistema modular.
- Capacitar a los usuarios (a veces, en los proyectos, los consultores no enseñan a los usuarios o solo enseñan a los usuarios clave, y ellos a su vez enseñan a los usuarios finales).
- Lograr una experiencia de usuario competente y consistente para lograr los objetivos establecidos.
- Adaptación del sistema a las especificidades del negocio del cliente.
¿Cómo funciona SAP técnicamente?
Se instala un pequeño programa SAP GUI en la computadora del usuario, cuya función es mostrar los datos recibidos del servidor y transferir datos y comandos del usuario.
El servidor es una computadora especializada, poderosa y confiable diseñada para almacenar y procesar datos transmitidos a través de la red de diversos usuarios.
El acceso a la base de datos generalmente se realiza utilizando un lenguaje especial SQL. Además de los datos comerciales en sí, la base de datos almacena todas las configuraciones del sistema, y los textos del programa en el lenguaje ABAP/4.
El servidor de aplicaciones solicita de la base de datos una parte del programa ABAP/4 que debe procesar la acción del usuario y comienza a ejecutarla. Un programa ABAP /4 puede, por ejemplo, extraer información de la base de datos, según el número recibido, y luego transferirla a la SAP GUI para que se la muestre al usuario.
Esto es lo que debes tener en cuenta al introducir SAP
Si se hace una correcta implementación de SAP, la situación empresarial mejorará en gran medida, desde un inicio; pero hay puntos que se deben tener en cuenta al introducirlo.
Los costos relacionados con SAP incluyen tarifas de licencia de software, tarifas de servidor y tarifas de construcción del sistema. Incluso con la versión en la nube, es necesario anticipar un costo inicial de alrededor de 70 mil dólares
Además, SAP es efectivo sólo cuando cada empleado puede dominarlo. Es importante brindar oportunidades de educación y capacitación sobre cómo funciona SAP y cómo usarlo antes de la introducción.
Cabe señalar que el mantenimiento de "SAP ERP" y "SAP Business Suite" está programado para finalizar en 2027, que es uno de los puntos a considerar al momento de instaurarlo en tu empresa.
Consideraciones importantes a tener en cuenta para el cambio a SAP S/4HANA
Cuando una empresa tiene la implementación de SAP, pero ha tomado la decisión de migrar a SAP S/4HANA para tener un mejor futuro tecnológico de implementación, hay una serie de tareas previas que deben completarse.
SAP proporciona varias herramientas para esto, como SAP Readiness Check para SAP S/4HANA, que verifica el sistema ERP existente para determinar la idoneidad de S/4HANA de los datos, procesos y funciones existentes y proporciona información técnica sobre las actividades a realizar.
Un aspecto importante de la migración es hacer una revisión exhaustiva sobre si las funcionalidades utilizadas en SAP ERP están disponibles en SAP S/4HANA para que los eventos de migración sean de calidad.
Además, se recomienda la limpieza de datos para que no se transfieran datos antiguos o datos que ya no se necesitan, con efectos positivos en la calidad de ellos y los procesos de la base de datos sea mucho más eficiente.
Las decisiones empresariales
Además, es en éste proceso cuando las empresas deben decidir en qué medida quieren usar las aplicaciones Fiori en SAP S/4HANA. Por ejemplo, SAP Fiori crea una interfaz de usuario moderna y proporciona datos específicos de roles y usuarios para acceder a los movimientos específicos.
Las empresas deben prestar suficiente atención a este tema para que los usuarios de los departamentos no se ven ralentizados por problemas de acceso inmediatamente después de la migración y puesta en marcha de SAP S/4HANA.
En conclusión ¿Por qué las empresas deberían utilizar SAP?
Como proveedores de SAP podemos decir que una de las mayores ventajas de SAP ERP es que el sistema en la actualidad es familiar para muchos usuarios. La planificación de recursos empresariales debe ser prioridad en esta época pues las mejoras en el funcionamiento están comprobadas.
Una gran cantidad de usuarios conocen exactamente las funciones y aplicaciones del sistema. Y cómo transforman de manera positiva, cualquier negocio.
Además, SAP ERP tiene una gama muy amplia de módulos y aplicaciones principales y se puede mejorar y automatizar con numerosos complementos de SAP . Un software ERP de SAP es una necesidad que debería cubrirse en pequeñas y medianas empresas.
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