Consejos para un Mejor Control de Viáticos en la Empresa con E-Gastos
Las erogaciones generadas por este concepto pueden representar una partida muy importante dentro del rubro de gastos generales de algunas compañías, principalmente de servicios.
Expertos en administración y finanzas recomiendan prestar cada vez más atención al aumento de los gastos de viajes empresariales, ya que puede impactar negativamente en el negocio si no hay un control estricto. Por ello resulta necesario establecer e implementar una adecuada política para el pago y comprobación de estos gastos.
“Los gastos de viajes y viáticos son el segundo gasto operativo más difícil de controlar para las empresas.”
Pero para poder establecer una correcta política debemos empezar por definir y entender algunos conceptos básicos que nos proporciona la regulación mexicana:
¿Qué son los gastos de viaje o viáticos?
Se le llama viáticos o gastos de viaje a todos aquellos recursos monetarios que una empresa le otorga a un empleado para poder realizar actividades fuera del su lugar del trabajo. Típicamente estas actividades deben haberse realizado más allá de 50 kilómetros de la ciudad donde está domiciliada tu empresa.
¿Cuáles son los gastos de viaje o viáticos deducibles para una compañía?
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Alimentos
El límite del presupuesto es de $750 pesos diarios dentro de la república mexicana, en caso de que estas actividades se realicen en el extranjero el límite se eleva $1,500 pesos.
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Hospedaje
No existe un límite para este gasto mientras se encuentre dentro de la república mexicana. Por otra parte, si estos son en el extranjero la cantidad no puede exceder los $3,850 pesos diarios.
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Transporte
Se puede deducir cualquier tipo de trasporte (boletos de avión, taxis, renta de autos y gastos del automóvil) siempre y cuando puedan otorgar o emitir algún comprobante a nombre de tu empresa.
En el alquiler de vehículos el tope máximo diario es de $850 pesos, en territorio nacional y en el extranjero
En el caso puntual donde el trabajador utilice su propia unidad para desplazarse, puedes pagar y deducir gasolina, aceite, servicios, reparaciones y refacciones, siempre y cuando la deducción no sea mayor a 23,500 pesos al año.
Actualmente los boletos de avión no tienen restricciones.
Para concluir te recomendamos que tomes en cuenta los siguientes consejos para poder tener un mejor control de los gastos de viaje en tu empresa:
- Establecer políticas claras respecto a los gastos de viaje para que tus empleados puedan realizar de una mejor manera las solicitudes de viáticos.
- Contar con un sistema que te apoye a gestionar de una manera fácil las solicitudes y comprobaciones de gastos de viaje, podrás conocer y rastrear de una manera más sencilla dónde están gastando el dinero con la finalidad de poder tener un mayor control.
