En palabras sencillas, los datos maestros son datos que no cambian con el tiempo. La información contenida en los datos maestros siempre se requieren para el mismo propósito.
Este tipo de datos son almacenados en SAP R/3 se clasifican como:
- Tipos de datos maestros básicos y
- Datos de la transacción.
Los datos maestros son utilizados como base para cualquier transacción. Si tu empresa se dedica a la fabricación, transferencia de stock, ventas, compras, inventario físico, cualquiera que sea su actividad, requiere mantener ciertos datos maestros en SAP, ya sea en la base de datos de SAP Business One o cualquier otro producto SAP.
Pongamos un ejemplo de datos maestros dentro de una organización:
- Datos básicos del material
- Datos básicos del cliente
- Datos básicos del proveedor
- Datos básicos sobre precios
- Datos básicos de gestión de almacén
Los datos maestros se consideran parte de los activos de datos principales de una empresa. Algunas de ellas llegan a ser adquiridas sólo para acceder los datos maestros de los clientes; eso representa la creación de un sistema de base de datos maestros SAP exitoso.
Los datos maestros SAP cumplen principalmente la siguientes características:
- Tienen pocos cambios en los registros
- Son datos que tienen larga validez
- Pueden centrarse en el mantenimiento y la corrección de los datos.
- Están listos para uso corporativo
Pero, ¿qué tipos de datos maestros de SAP existen? ya hemos dado una lista general previamente pero a continuación te daremos una descripción de los tipos de datos maestros que se consideran más importantes.
Tipos de datos maestros que existen en SAP
- Datos maestros de materiales:
Estos contienen datos sobre el almacenamiento de datos específicos del material, como número de material, peso, tamaño y designación.
- Datos maestros de proveedores:
Estos contienen todos los datos específicos del proveedor, como nombre, dirección, tipo y condiciones de pago y agenda con personas de contacto.
- Datos maestros de clientes:
Estos contienen información como el nombre del cliente, la dirección, teléfono, datos bancarios y las condiciones de entrega. Es una parte medular en todos los procesos relacionados con las ventas pues ellas giran en torno a estos datos maestros,
- Datos maestros de registro de compras:
Son datos que vinculan los maestro de materiales con el maestro de proveedores. Esto significa que aquí se mantiene información que solo relaciona un material con un proveedor, como precios, condiciones y tiempo de entrega que se tiene proyectado.
- Datos maestros de mensajes:
Son datos para la comunicación con el cliente por correo electrónico, impreso, EDI o fax. Los mensajes comunes son confirmaciones de pedidos para clientes, facturas, confirmaciones de envío y documentos de envío.
¿Existen otros tipos de datos en SAP?
Si hay muchos tipos de datos maestros en SAP. De hecho, existen datos organizativos y datos de transacciones. Estos datos están claramente separados, pero pueden ser interdependientes dentro de un proceso comercial.
Son datos relevantes que toda empresa debe considerar para mejorar sus procesos. Recordemos que una empresa se mapea en el sistema utilizando los datos organizativos.
Los datos de la organización son:
- Código de la empresa: Es un sistema de contabilidad autónomo. Todos los eventos comerciales se ejecutan a través del código de la empresa.
- Planta: puede ser una instalación de fabricación, una sede o una instalación de almacenamiento.
- Almacén: Se asigna directamente a un centro y permite diferenciar los stocks de un material.
- Organización de compras: Compras de la empresa en el sistema.
- Grupo de Compras: Un equipo de empleados que son responsables de un área. Esta área puede ser responsable de la adquisición de ciertos materiales o servicios.
Por último, pero no menos importante, hay datos de movimiento. Estos datos se pueden cambiar y, por lo general, sólo existen dentro de un proceso comercial.
Algunos ejemplos son:
- Pedido: número de folio, cantidad, detalles del pedido, entre otros datos.
- Factura: número de folio, importe, cantidad, etc.
- Material: stock, material, lugar de almacenamiento, etc.
Recuerda que todos estos tipos de datos son interdependientes.
Un ejemplo para que se pueda entender mejor lo antes escrito:
Si un departamento de la empresa necesita material del almacén, la logística interna indica que debe entregarse desde el almacén hasta el lugar de producción. Así suelen ser los roles.
Este pedido del empleado contiene el nombre del material y el número de material como datos maestros. Pero también la cantidad que se requiere como fecha de movimiento. ¿Qué es lo que significa eso? Bueno, que los datos de transacciones siempre se basan en datos maestros.
En términos simples: sin datos maestros, no hay datos de transacciones. Para existir, los datos maestros requieren los datos organizativos, que incluyan el almacén y la planta.
Esto da como resultado la probabilidad de que los datos cambien. Dado que los datos de la organización reflejan la empresa real, hay menos probabilidades de que estos datos se modifiquen.
Si cambia la dirección o el nombre de un socio comercial, esto debe ajustarse en los datos maestros. Los datos de transacción cambian con mayor frecuencia, ya que esto solo existe dentro de un proceso comercial.
De ahí la importancia de tener una buena gestión de datos maestros.
¿Cuáles son los principales desafíos de la gestión de datos maestros SAP?
Los sistemas de TI de las organizaciones son utilizados por diferentes funciones comerciales (por ejemplo, la función del sistema de información, la función de comunicación, la función de marketing: producto, marca, cliente, empaque, etc., investigación y desarrollo, o incluso la función de ventas).
Estos sistemas necesariamente comparten datos de referencia (tales como datos: productos, clientes, proveedores, ubicación, documentos, informes financieros para cuentas consolidadas , etc.).
Los desafíos de la gestión de datos maestros para una organización son de 5 tipos:
- Asegurar y confiar en estos datos de referencia de manera consistente en cada uno de sus sistemas.
- Optimizar la eficiencia operativa de los equipos de comunicaciones, marketing, y ventas al hacer que los datos estén disponibles.
- Mantener el control de calidad y la consistencia al tiempo que proporciona más materiales y datos de marketing.
- Gestionar grandes volúmenes de datos y agilidad a escala industrial.
- Tener un proceso de calidad de datos enriqueciéndose de forma colaborativa gracias a los flujos de validación.
Considera esto al implementar un sistema ERP en relación a datos maestros
Hay puntos importantes al introducir un sistema ERP como "SAP S/4HANA" proporcionado por SAP a una empresa. Eso es el mantenimiento de datos maestros y gestionar de manera correcta la información.
El sistema ERP incluye contabilidad y ventas. Luego, la información que se puede utilizar en múltiples operaciones, como el inventario y la producción, se vincula y gestiona de forma centralizada.
Sin embargo, si la coordinación entre los datos maestros no va bien, no es posible captar con precisión la situación. Esta vez, echemos un vistazo más de cerca a cuál es la situación.
Para este artículo nos centraremos en MM como parte de la gestión de datos maestros en SAP.
MM: ¿Qué debes saber sobre Material Master?
Los materiales en SAP son una presentación de determinados bienes o servicios que son objeto de producción, venta, compra, gestión de inventario, etc. Puede ser un automóvil, una pieza de automóvil, gasolina, un servicio de transporte o un servicio de consultoría, por ejemplo.
Toda la información sobre todos los materiales con respecto a sus posibles usos y características en SAP, se denomina base de material.
Estos se consideran los datos maestros más importantes en SAP (también hay datos maestros de clientes, datos maestros de los interlocutores comerciales, datos maestros de proveedores, datos maestros de condiciones/precios, etc.) y todo el procesamiento de materiales se ve afectado por el MM.
Por eso es extremadamente importante tener un maestro de materiales preciso y bien preparado.
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