Conoce la herramienta RFQ que permite realizar solicitudes de cotización de manera eficiente y compara RFI vs. RFQ vs. RFP ¿Cuál es la diferencia?
La RFQ (Request For Quotation) (Solicitud de Presupuesto) es una herramienta de SAP Business One, diseñada para solicitar a los proveedores o potenciales proveedores cotización de un servicio o un producto.
SAP Business One envía cotizaciones de compra a socios comerciales electrónicamente, además que permite generar automáticamente un formulario de envío de cotización basado en la Web. Los socios comerciales pueden enviar directamente sus ofertas y los datos y la información en SAP Business One se actualizan en consecuencia
¿Cómo funciona esta herramienta?
El funcionamiento de esta herramienta es sencillo, se crea la solicitud de cotización en SAP Business One, colocando los artículos requeridos, la fecha en que se necesitan y la cantidad de artículos solicitados. En la pestaña de finanzas se marca el check de crear cotización online lo que detonará una alerta que enviará un correo al proveedor (correo previamente configurado), en el cual se anexa un link.
Al entrar a él abrirá una página web donde el proveedor colocará la cantidad (si tiene el suficiente stock solicitado o no lo tiene, pero tiene cierta cantidad) y el precio por artículo De no ser posible la entrega en la fecha solicitada, cambiará la fecha agregando una nueva. Ya que se ha terminado este proceso, el proveedor da clic en enviar y automáticamente se verán reflejados los cambios en la solicitud de cotización dentro de SAP Business One. Se verán incluso los precios de los artículos solicitados, la fecha de entrega propuesta por el proveedor y el total de artículos que podrá entregar por disponibilidad.
Prerrequisitos para el RFQ:
- Integration Framework.
- Escenario RFQ Instalado.
- Configuración de Mailer.
- Que los proveedores cuenten con e-mail registrado.
Características
- SAP Business One envía cotizaciones de compra a socios comerciales electrónicamente
- Generar automáticamente un formulario de envío de cotización basado en la Web
- Los socios comerciales pueden enviar directamente sus ofertas y los datos en SAP Business One se actualizan en consecuencia
Beneficios
- Los proveedores pueden responder a cotizaciones en línea
- La información en SAP Business One se actualiza en tiempo real
- Los compradores pueden comparar cotizaciones y realizar un pedido de compra sobre la mejor opción, entrada automática en SAP Business One
- Tareas rutinarias automatizadas
A pesar de las grandes ventajas de la RFQ, el proceso tiene ciertas desventajas. Si bien la solicitud de cotización reduce los tiempos de procesamiento para atraer proveedores, también puede afectar potencialmente la competencia.
Dado que el sistema de cotización funciona por invitación, limita significativamente el número de empresas participantes.
Sin embargo, también permite un examen más profundo ya que el número de cotizaciones corresponde al número de proveedores que fueron invitados a licitar, hay más oportunidades de analizar a fondo a los licitantes en el menor tiempo posible.
Dicho esto, dado que el grupo de competidores es relativamente pequeño, también hay más margen para que los proveedores se aprovechen del sistema de licitación y conspiren para afectar los precios o las condiciones del acuerdo.
Una solicitud de cotización sigue seis procesos:
Identificar los requisitos y preparar el documento de licitación (RFQ).
Este paso consiste en definir lo que se necesita adquirir ya sea bienes o servicios. Se identifican las características técnicas, cantidades y plazos de entrega, así como los requisitos adicionales como soporte post-venta o mantenimiento.
Una vez que los requisitos están claros, se elabora el Request for Quotation (RFQ), un documento que describe detalladamente todo lo que la empresa espera recibir, incluyendo los términos y condiciones de la posible compra.
Determinar la lista de proveedores.
Con el RFQ listo, se selecciona una lista de proveedores potenciales. Es fundamental elegir proveedores que tengan la capacidad de cumplir con los requisitos que se establecieron en el RFQ.
Para esto, se puede recurrir a proveedores con los que se haya trabajado antes o considerar nuevas opciones.
Enviar RFQ.
Ya que está definida la lista de proveedores, el siguiente paso es enviarles el RFQ. Esto se hace vía correo electrónico, plataformas especializadas de licitación o portales de compras en línea.
Es en este paso donde cada uno de los proveedores revisarán el documento y postularán sus ofertas.
Recopilar respuestas y analizarlas.
Después de recibir las ofertas de los proveedores, se realiza un análisis de cada una comparando precios, tiempos de entrega, calidad de los productos o servicios, términos de pago y otros factores.
Es en este punto dónde se debe evaluar tanto el costo como el valor añadido que ofrece cada propuesta.
Negociar los términos y condiciones y adjudicar el contrato a un proveedor.
Una vez que se han analizado las ofertas, comienza la fase de negociación con los proveedores preseleccionados. Se pueden ajustar precios, plazos de entrega, condiciones de pago y otros términos que resulten relevantes para ambas partes y ya que se concluye la negociación, se selecciona al proveedor que mejor cumple con las expectativas y se le adjudica el contrato.
Establecer un contrato con el proveedor y comenzar a integrarlo.
Este contrato asegura que ambas partes comprendan sus responsabilidades y obligaciones. Después de firmar el contrato, comienza la integración del proveedor en los procesos de la empresa.
Opciones de subasta
Es habitual realizar una subasta durante el proceso de solicitud de cotización o de propuesta. Los equipos de adquisiciones y abastecimiento pueden decidir agregar este paso adicional si reciben ofertas similares de los proveedores.
Supongamos que el equipo desea obtener el mejor precio, por lo que realiza una subasta que dura 24 horas.
Una vez que se ha seleccionado y adjudicado el contrato al proveedor, la empresa y el proveedor firman un contrato. Por lo general, en las solicitudes de cotización, una empresa selecciona al proveedor que entregará los bienes o servicios con la oferta más baja dentro de sus especificaciones.
Preparar el documento RFQ
El documento RFQ debe abordar las siguientes preguntas:
- Objetivos
- Condiciones de pago
- Cantidades requeridas
- Horas estimadas de trabajo
- Duración del proyecto
- Términos y condiciones contractuales
- Requisitos para la presentación de cotizaciones
- Plazos
- Criterios de evaluación
- Proceso de adjudicación y cierre
Cuanto más información sobre sus requisitos proporcione, mejores serán las cotizaciones que se recibirán, por lo que es importante invertir una buena cantidad de tiempo en la preparación del resumen de la solicitud de cotización.
Utiliza una herramienta de gestión de documentos para realizar un seguimiento de todas las interacciones del documento, los comentarios y las aportaciones de todas las partes interesadas.
¿Cómo es la instalación?
Para realizar la instalación del conector RFQ, debe completar el complemento Integration Solutions y la instalación del instalador Integration Solutions.
Después se realizan las configuraciones del conector RFQ en la consola de administración de Integration Hub y en SAP Business One.
Para obtener más información sobre las configuraciones del conector RFQ, siempre puedes acudir con cualquiera de nuestros consultores SAP en Xamai que podrán ayudar a las empresas en crecimiento a tener un mejor control de esta herramienta.
RFI vs. RFQ vs. RFP: ¿Cuál necesita tu empresa?
Para ayudar a agilizar los procesos de adquisición y abastecimiento, las empresas utilizan una solicitud de información (RFI), una solicitud de cotización (RFQ) y una solicitud de propuesta (RFP).
Estas solicitudes aportan estructura y facilitan la comparación en las evaluaciones de proveedores y vendedores. Y si bien las tres solicitudes tienen algunas características en común, cada una tiene su propio uso.
Cuándo utilizar una RFI
Una (request for information) RFI es particularmente útil cuando una empresa se encuentra en las primeras etapas del proceso de compra y está tratando de determinar sus requisitos específicos para un bien o servicio. Como mínimo, una RFI va seguida de una RFQ o RFP, pero algunas empresas se saltan la RFI y pasan directamente a la RFQ. A algunas empresas les gusta el paso adicional de una RFI para una debida diligencia adicional en su proceso de contratación.
Cuándo utilizar una RFQ
Generalmente, se utiliza una solicitud de cotización cuando el gasto o el servicio solicitado no es necesariamente estratégico, sino que está más orientado al precio.
No es ideal para todas las situaciones de adquisición, pero funciona bien cuando una empresa:
- Sabe exactamente qué, cuánto y la calidad de los productos que necesita.
- ¿Está comprando bienes (o artículos altamente comercializados)?
- ¿Está buscando el mejor precio posible o el tiempo de entrega más rápido?
Cuándo utilizar una RFP
Las rfp request for proposal o solicitudes de propuestas se utilizan para proyectos críticos o cuando las empresas están adquiriendo categorías complejas. Materias primas, combustible y logística son algunos ejemplos. No se suelen utilizar para compras puntuales. El uso de una solicitud de propuestas es más útil cuando una empresa:
- ¿Está gastando una cantidad significativa de dinero?
- Requiere que múltiples partes interesadas participen en el proceso de evaluación y brinden
- retroalimentación sobre las ofertas.
- Quiere que le presenten soluciones creativas.
Las solicitudes de propuestas también son útiles para eliminar sesgos en el proceso de evaluación y promover licitaciones sólidas.
Después de revisar todas las propuestas con atención, es fundamental elegir un proveedor ideal que cumpla con los criterios de evaluación o que ofrezca la oferta más baja.
Una vez que se haya elegido al proveedor ganador y se haya agradecido a todos los participantes, es momento de firmar el contrato final.
RFI, RFQ y RFP
¿Qué solicitud es mejor para tu empresa? La elección de la mejor dependerá de tus necesidades.
Una RFI es la mejor opción cuando se desea explorar nuevos proveedores o simplemente se intenta determinar las especificaciones más importantes.
Una RFQ es la mejor opción cuando se sabe exactamente lo que se necesita y cuándo se necesita. Se debe utilizar una RFQ cuando la principal preocupación es conseguir el mejor precio.
Por su parte, una RFP se centra en el valor integral de un proveedor. Es la más formal y requiere más tiempo, pero permite una licitación más creativa y estratégica para proyectos grandes y gastos significativos.
Conclusión
La solicitud de cotización es una de las herramientas más influyentes para que los compradores investiguen los productos y servicios de los proveedores y soliciten información adicional sobre dichos productos y servicios, así como los precios y las condiciones del acuerdo.
Es fundamental que las empresas medianas y grandes sepan cómo llevar a cabo el proceso de solicitud de cotización de manera eficiente de igual manera es esencial encontrar al proveedor adecuado para tu negocio, ya que esta conexión puede aportar grandes beneficios en los próximos años. Fomentar esta relación es vital para ambas partes.